Informativa sul trattamento dei dati personali e contestuale Liberatoria per l’utilizzo dell’immagine personale (ai sensi degli artt. 10 e 320 cc, art. 96 e 97 L. 633/1941 e art. 13 Reg. UE/2016/679)
La presente Informativa intende fornire una descrizione dell’utilizzo dei dati personali effettuati da parte dei Titolari in relazione alla partecipazione alla serata di premiazione di Netcomm AWARD 2023.
Titolari del trattamento: Consorzio Netcomm con sede legale in Milano (20122 – MI), Via Serbelloni, 2 (Netcomm per brevità), quali ideatori dell’Evento e Netcomm Services S.r.l., con sede legale in Milano (20122 – MI), Viale Serbelloni, 2, società di servizi di Consorzio Netcomm interamente partecipata dal Consorzio.
Interessato (o “partecipante”): è la persona fisica cui appartengono i dati personali e che effettua la registrazione attraverso il Sito Web e partecipa all’Evento fisico in qualità di spettatore, di rappresentante di un’azienda sponsor/partecipante, oppure come semplice utente collegato online.
Evento: Netcomm Award è un’iniziativa di Consorzio Netcomm. La serata di premiazione di Netcomm AWARD 2023 si svolge presso Cariplo Factory in Via Bergognone, 34 Milano (di seguito anche “l’Evento fisico”) fruibile anche digitalmente (“Evento digitale”) attraverso il Sito Web “Netcomm” e i suoi canali social, d’ora in poi anche solo “l’Evento” è gestita e organizzata da Netcomm e da Netcomm Service ed è un format che prevede la diretta streaming e la registrazione dell’iniziativa stessa e ciò potrebbe comportare l’eventuale ripresa del partecipante in qualità, rispettivamente, di rappresentante dell’azienda premiata oppure in qualità di spettatore.
FINALITA’ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
1.1. Partecipazione all’evento
- Gestione delle attività organizzative dell’Evento, attività di supporto ai registrati per la partecipazione compreso l’invio di comunicazioni e aggiornamenti inerenti all’Evento, il servizio di accoglienza, di riscontro alla richiesta di informazioni, supporto tecnico, etc.).
- Adempimento da parte dei Titolari e dei Responsabili delle attività amministrative e assolvimento di eventuali obblighi di legge, contabili e/o fiscali. Finalità di difesa in giudizio qualora si verifichino i presupposti.
- Trattamento delle immagini personali dell’interessato (si veda il paragrafo 1.2)
- Invio di comunicazioni relative alle prossime edizioni dell’Evento.
Dati trattati:
- per la registrazione: nome, cognome, e-mail, telefono; immagine personale (si veda par. 1.2.);
- per la navigazione online: dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet quali indirizzi IP, nomi a dominio dei pc, browser, URI/URL, dati connessi ai download, cookie e altri strumenti di tracciamento (si veda la cookie policy).
Base giuridica: In relazione alle finalità indicate nel paragrafo 1.1.(i) (iii) (iv) la liceità del trattamento è fondata sull’articolo 6, co. 1, lett. b) del Reg. UE/679/2016, ovvero per l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali funzionali all’erogazione dei Servizi richiesti dall’Interessato; per la finalità Par. 1.1.(ii) sull’articolo 6, co. 1 lett. c) Reg. UE/679/2016 per adempiere ad eventuali obblighi legali; per la finalità del par. 1.1. (vi) sull’articolo 6 co 1 lett. b) fermo restando che l’Interessato ha diritto di opporsi ai sensi dell’art. 21 Reg. UE/679/2016 contattando il Titolare oppure attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto riportato nelle e-mail (disiscrizione dalle mailing-list).
1.2. Trattamento delle immagini personali – Contestuale Liberatoria per l’utilizzo dell’immagine personale
Gestione delle attività di trattamento dei dati personali (nome, cognome, ruolo) e dei dati biometrici acquisiti attraverso riprese video e/o foto (ad esempio, ripresa del rappresentante dell’azienda premiata che interviene sul palco per il ritiro del premio, oppure la ripresa panoramica del pubblico che incorpora l’immagine dell’interessato). Le riprese/ immagini hanno lo scopo di realizzare video, fotogrammi, immagini, foto e materiali multimediali per finalità istituzionali di informazione, divulgazione scientifica e promozionale dell’Evento e potranno essere pubblicati sul sito web di Netcomm, e gli altri siti del Consorzio (es. del Netcomm Forum, con finalità di promozione dell’iniziativa) con messa a disposizione in diretta streaming o on demand, pagine istituzionali di Netcomm sulle piattaforme di social network, messa a disposizione del pubblico tramite media (stampa, televisione).
Dati trattati: dati personali acquisiti attraverso il form di registrazione, la liberatoria, l’immagine personale, voce (dati biometrici) acquisiti attraverso le Riprese nei termini sopra indicati.
Presa visione, autorizzazione e dichiarazione: L’interessato dichiara aver letto e compreso l’intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità e, conseguentemente, autorizza, senza aver nulla da pretendere, Netcomm e Netcomm Services e loro dipendenti, collaboratori e consulenti a (i) riprendere l’immagine, voce e in generale la persona, tramite immagini e/o foto e/o riprese video e/o audio (di seguito, “Riprese”); (ii) a riprodurre, stampare, estrarre, pubblicare, diffondere e più in generale a utilizzare le Riprese in tutto o in parte, con ogni mezzo attualmente conosciuto o che sarà inventato in futuro, in particolare via Internet, sui siti web e/o pagine social network di titolarità di Consorzio Netcomm, sia in Italia sia all’estero; e (iii) a includere le Riprese, o parti delle stesse, in ogni tipo di progetto, filmato, iniziativa, opera derivata, materiale multimediale, informativo per finalità anche promozionali di Netcomm, sia direttamente, sia attraverso soggetti Terzi incaricati e, contestualmente, dichiara:
(i) di essere consapevole che l’Evento si svolgerà in diretta attraverso piattaforma tecnologica, potrà essere registrato ed essere oggetto di condivisione, estrazione d’immagini / download / citazione, etc. da Netcomm anche attraverso soggetti Terzi conseguentemente dichiara di manlevare sin d’ora Consorzio Netcomm e Netcomm Services da qualsiasi responsabilità in merito all’eventuale utilizzo / pubblicazione su Internet o su altri mezzi da parte di Terzi.
(ii) Di concedere a Consorzio Netcomm una licenza mondiale, perpetua, esclusiva e royalty-free per utilizzare, trasmettere, trattare, diffondere, riprodurre, comunicare al pubblico e preparare opere derivate, in qualsiasi forma (ivi incluse scene e/o fotogrammi e/o immagini fisse e/o in movimento), attraverso qualsiasi media delle Riprese effettuate durante l’Evento i materiali e i contenuti forniti.
(iii) Di manlevare e tenere indenne Netcomm e Netcomm Services, nonché i rispettivi dipendenti, collaboratori, consulenti da qualsiasi responsabilità, danno e/o pretesa, anche di Terzi, che dovesse derivare dall’effettuazione e/o dall’utilizzo di eventuali riprese foto, video e/o audio effettuato da Terzi che non operano o collaborano con gli organizzatori (es. dal pubblico) durante l’Evento e dalla eventuale pubblicazione e/o condivisione attraverso la rete Internet (es. Social Network, blog, siti web, etc.).
(iv) di riconoscere che la posa, la partecipazione e l’utilizzo delle immagini sono da considerarsi effettuate in forma gratuita.
Base giuridica: Le immagini acquisite sono trattate ai sensi e della normativa sul Diritto d’Autore ovvero la disciplina sull’utilizzo delle immagini altrui (Art. 96, 97 e seguenti della L. 22 aprile 1941, n. 633, art. 10 C.c.) e del Reg. UE/679/2016. L’autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.
Se non desidera che l’immagine venga eventualmente ripresa nel corso dell’evento Netcomm raccomanda di non accedere alle aree di svolgimento dello stesso. La base giuridica che rende lecito il trattamento dei dati personali è l’esecuzione del contratto inteso come registrazione al sito/partecipazione all’evento/acquisto del biglietto (art. 6 co. 1 lett. b Reg. 679/16) e la concessione della liberatoria.
1.3. Cessione dei dati di contatto a Terzi, Sponsor dell’Evento.
Previo consenso dell’Interessato, i dati di contatto forniti in fase di registrazione potranno essere ceduti a soggetti Terzi, sponsor dell’Iniziativa, per loro finalità di marketing. La Terza Parte ricevente tratterà i dati in qualità di autonomo Titolare e potrebbe contattare l’Interessato in autonomia per attività propria di marketing previo rilascio della propria Informativa Privacy ai sensi dell’articolo 14 del Regolamento 679/2016. Resta quindi inteso che Netcomm e Netcomm Services restano estranei alle attività di trattamento attuate dalle singole aziende Sponsor successivamente all’acquisizione dei dati di contatto.
Base Giuridica. Le attività di trattamento di cui al presente Paragrafo e in particolare la cessione del dato a Terzi, sono basate sul consenso informato dell’interessato (art. 6, co.1, lett. a) Reg. 679/2016 sempre revocabile. L’Interessato ha sempre il diritto di revocare il proprio consenso rivolgendosi direttamente alle singole aziende sponsor per chiedere la cessazione delle comunicazioni.
- SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO E DESTINATARI.
I dati raccolti saranno trattati:
- dai Titolari, nonché da eventuali altri responsabili che potranno essere eventualmente nominati;
- da altri soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider)
- da soggetti esterni designati come responsabili, ricompresi nelle seguenti categorie: società che offrono servizi di invio e-mail e/o che svolgono attività di fatturazione e/o gestione fiscale; società che offrono servizi di gestione e manutenzione dell’infrastruttura informativa della Piattaforma.
I dati potranno essere comunicati:
- in caso di consenso dell’Interessato alle società Sponsor e agli Espositori dell’Evento, attraverso un report, si rimanda al paragrafo 1.3. per approfondimenti sulle logiche, modalità e base del trattamento.
- all’Autorità Giudiziaria, in relazione a richieste da parte della stessa, a soggetti Terzi per l’espletamento degli obblighi fiscali o amministrativi, o qualora si rendesse necessaria per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.
I dati personali dell’Interessato registrato alla Piattaforma non saranno in alcun modo diffusi o trasmessi a Terzi al di fuori di quanto indicato nella presente informativa.
- TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI ALL’ESTERO.
Non prevediamo il trasferimento dei dati all’estero, tuttavia qualora ciò dovesse rendersi necessario per l’erogazione dei servizi o il perseguimento delle finalità indicate, ciò sarà effettuato solo se strettamente necessario e in tal caso l’eventuale trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, sarà effettuato in modo da fornire garanzie adeguate e opportune ai sensi del Reg. UE/679/2016 oppure al verificarsi di una delle condizione di cui all’art. 49 del regolamento.
- MODALITÀ E LUOGO DEL TRATTAMENTO.
I dati personali saranno oggetto di raccolta, elaborazione, registrazione, consultazione, conservazione, messa a disposizione dei terzi, profilazione, estrapolazione, nei termini modi e limiti della presente informativa; in ogni caso, il trattamento dei dati avviene nel rispetto delle finalità per i quali sono raccolti e trattati ad opera del personale appositamente incaricato dei Titolari e dei Responsabili del trattamento, attraverso supporti cartacei, informatici e telematici ovvero qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti.
I dati saranno trattati da: Netcomm e Netcomm Services presso la loro sede, via Serbelloni, 2 Milano, a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree marketing-commerciale, sviluppo associativo
Le attività di trattamento sono svolte in modo da garantire la sicurezza dei dati e dei sistemi adottando specifiche misure di sicurezza al fine di ridurre al minimo i rischi di distruzione o di perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme rispetto alle finalità e alle modalità indicate nella presente informativa.
- DURATA DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI.
In generale i dati dell’Interessato saranno trattati per il periodo di tempo necessario al conseguimento delle finalità indicate, in via indicativa:
- per le finalità di cui al punto 1.1 per circa 12 mesi dalla data di registrazione alla piattaforma, 10 anni per eventuali finalità amministrative e contabili;
- per le finalità di cui al punto 1.2): le immagini saranno trattate conformemente ai principi del GDPR, per il tempo necessario
- per le finalità di cui al punto 1.3.) saranno conservati per il tempo necessario alla comunicazione degli stessi all’azienda Sponsor/ Espositore e comunque cancellati in via definitiva entro 6 mesi dal termine dell’evento;
I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici presso la sede dei Titolari e dei Responsabili del trattamento (per il tempo necessario all’espletamento del loro incarico) per consentire il perseguimento delle finalità necessarie con piena assicurazione circa l’adozione delle misure di sicurezza previste dal legislatore per proteggere i dati raccolti, al fine di scongiurare i rischi di perdita o furto dei dati, accessi non autorizzati, usi illeciti e non corretti.
- DIRITTI DELL’INTERESSATO.
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’articolo 34 del Regolamento UE/679/2016; in particolare l’interessato:
- Potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15),
- Ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16);
- Ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;
- Ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;
- Ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);
- Ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 21).
L’interessato potrà opporsi in ogni momento al trattamento e revocare il consenso rilasciato, per una o tutte le finalità, senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima dell’opposizione oppure della revoca; l’Interessato ha la possibilità di aggiornare i propri dati personali attraverso l’area profilo utente della Piattaforma. Inoltre, l’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza di Montecitorio n. 121, 00186 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).
Le richieste di esercizio dei diritti vanno rivolte a:
- Consorzio Netcomm: con sede in Milano (20122 – MI), via Serbelloni, 2, e-mail: privacy.netcomm@consorzionetcomm.it;
- Netcomm Services: con sede in Milano (20122- MI), Via Serbelloni, 2, e-mail: privacy@netcommservices.it.